ODD üyelerine, “E-Fatura ve E-Defter Eğitimi” verildi
Elektronik Fatura (E-Fatura) uygulaması, tanımlanan standartlara uygun olarak elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, tarafları arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla oluşturulan uygulamanın genel adıdır. Bu kapsamda 1 Eylül 2013 tarihi itibarıyla başvuru işlemlerinin tamamlanması ve bu tarihten itibaren E-Fatura düzenlemeye ve kullanmaya başlanması gerekiyor. E-Fatura ve Elektronik Defter (E-Defter), uygulamaları hakkında üyelerini bilgilendirmek isteyen ODD, bu kapsamda Deloitte ile birlikte 30 Mayıs'ta Mercedes'in ev sahipliğinde, bir toplantı gerçekleştirdi.
ODD ve Deloitte işbirliğiyle, 30 Haziran'da ODD üyelerine E-Fatura ve E-Defter eğitimi verildi. Deloitte'tan Vergi Hizmetleri Kıdemli Müdür Tolga Büyükdeğirmenci ve Kurumsal Risk Hizmetleri Kıdemli Müdür Metin Aslantaş, E-Fatura ve E-Defter uygulamaları hakkında ODD üyelerini bilgilendirdi. Eğitimin açılış konuşmasını yapan ODD Genel Koordinatörü Dr. Hayri Erce, ODD olarak sektör adına değer yaratacak farklı faaliyetler yaptıklarını belirtti ve komite toplantılarının yanı sıra gündemdeki konularla ilgili çalışmalar yaptıklarını söyledi. Deloitte Vergi Hizmetleri Kıdemli Müdürü Tolga Büyükdeğirmenci konuşmasında, E-Faturaya ilişkin güncel mevzuatı katılımcılarla paylaştı. Büyükdeğirmenci, katılımcılara E-Fatura'yı şöyle tanımladı: “E-Fatura uygulaması, tanımlanan standartlara uygun olarak elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, tarafları arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla oluşturulan uygulamanın genel adıdır. Faturaların E-Fatura sistemine kayıtlı şirketler arası gönderilmesi ve alınması süreci Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığıyla yapılıyor. E-Fatura sistemi üzerinden gönderilen ve alınan faturalar, mali mühür ile imzalı UBL-TR formatındaki özelleştirilmiş bir XML dokümanıdır. E-Fatura sisteminde 3 tane yöntem olacak. Birincisi portal, ikincisi entegrasyon, üçüncüsü ise özel entegrasyon yöntemi. Her üç sistemde de mutlaka Gelir İdaresi Başkanlığı aracı olarak bu faturaların iletilmesini sağlayacak. Gönderilen ya da alınan E-Faturaların elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekiyor.”
Kimler e-fatura kullanmalı?
E-Faturanın kapsamının çok geniş olduğunu söyleyen Büyükdeğirmenci, E-Fatura kullanması gerekenleri şöyle açıkladı: “5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan tüm mükelleflerle, bu mükelleflerden 2011 yılında alım yapan ve 31.12.2011 tarihli gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek olanlar elektronik fatura uygulamalarına dahil olacak. Yine, 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu'nun III sayılı listesindeki (alkollü içecekler ve tütün mamulleri) malları imal, inşa veya ithal edenler ile bu mükelleflerden 2011 yılında alım yapan ve 31.12.2011 tarihli gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek olanlar elektronik fatura uygulamalarına dahil olacak. Yüksek sayıda fatura düzenleyen ve alan, fatura üzerinde etkin ve hızlı anali z yapmak isteyen mükellefler de e-fatura kullanabilirler.”
Ne zaman e-fatura kullanmaya başlayacağız?
E-Fatura uygulaması, 1 Eylül 2013'ten itibaren zorunlu olacak, yalnız isteyenler süre uzatımı için talepte bulanabilecek. Büyükdeğirmenci, tarih uzatımıyla ilgili şu açıklamalarda bulundu: “Kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için 1 Eylül 2013'ten itibaren E-Fatura göndermeleri ve almaları zorunlu olmakla birlikte Nisan ayında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan E-Fatura uygulaması başvuru kılavuzunda; E-Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin entegrasyon süreçleri tamamlanana kadar portal hesaplarının tanımlanmamasını talep edebilirler. Ancak 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 421 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflerin 31.12.2013 tarihine kadar entegrasyonlarını tamamlamamaları halinde portal hesapları GİB tarafından bu tarih itibariyle aktive edilecektir.”
Teknik gereksinimler
Deloitte Kurumsal Risk Hizmetleri Kıdemli Müdürü Metin Aslantaş, E-Fatura'nın teknik yapısı hakkında katılımcıları bilgilendirdi. Aslantaş, teknik gereksinimleri şöyle açıkladı: “Kurum, kendi altyapısını özel entegrasyon sertifikası almış hizmet firmasıyla entegre edecek. Firma, sistem ya da süreç entegrasyonu, yükümlülüklerin ve sorumlulukların transferi, kayıtlı e-fatura kullanıcılarının takibini yapacak. Özel entegrasyon firması, firma adına arşivleme görevini de yerine getirecek. Özel entegrasyon firması, ISO 20000 Hizmet Yönetimi Sistemi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Sertifikalarına sahip olmak zorunda. Entegrasyon dört aşamada olacak: Birincisi, ‘Mali Mühür Yönetimi'. TÜBİTAK'tan mali mührün alınması ve güvenlik altyapısının kurulması gerekiyor. İkincisi, sistemin 7x24 ayakta durması gerekiyor, iş sürekliliğini planlanmalısınız. Üçüncüsü, E-Faturaların arşivlenmesi, yedeklilik ve güvenlik altyapısının kurulması gerekiyor. Son olarak kağıt ve E-Fatura süreçlerinin ayrıştırılması var. Burada, süreç kontrolleri gözden geçirilmeli ve tasarlanmalı.”
E-Defter Uygulaması
E-Defter uygulamasına 2014 takvim yılında kullanmak üzere başvuru yapılması gerekiyor. E-Defter yazılımını kendi ihtiyaçları doğrultusunda geliştirecek mükelleflerin yazılım uyumluluk testlerini 1 Eylül 2014 tarihi itibarıyla tamamlamış olmaları gerekiyor. E-Defter'in nasıl oluşturulacağına dair bilgi veren Tolga Büyükdeğirmenci, “1 Sıra No'lu E-Defter Genel Tebliği kapsamında kendilerine izin verilenler http://www.edefter/. gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklar. Defterlerini E-Defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamayacaklar. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik manyetik veya optik ortamlarda muhafaza etmek ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.”
E-Fatura'nın avantajları
- İşletmelerde operasyonel etkinlik ve verimlilik.
- Uluslararası standartlara uyum.
- Elektronik arşivleme olanağıyla arşivleme maliyetlerinde azalma.
- Matbu fatura basım ve gönderim masraflarında azalma.
- Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar.
- Ödeme süreci takibini kolaylaştırmak.
- VUK'ta mevcut muhafaza ve ibraz ödevlerine uyulmamasının getirdiği cezalara katlanılma riskinde azalma.
- Hızlı uyuşmazlık çözümü.
- Elektronik denetim için uygun altyapı.