TİCARİ ELEKTRONİK İLETİLER İÇİN YENİ SİSTEM

4 Ocak 2020 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik’te Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile birlikte yeni bir ulusal merkezi sistem olan İleti Yönetim Sistemi (“İYS”) hayatımıza girdi. Bu doğrultuda artık Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) çerçevesinde tanıtım ve pazarlama amaçlarıyla gönderilen tüm SMS ve e-posta mesajları ile bu amaçlarla yapılan aramalara ilişkin onay ve ret süreçleri İYS üzerinden yönetilecek, bunun için de bu tür ticari elektronik ileti gönderimi yapan tüm gerçek ve tüzel kişilerin, Yönetmelik’in tanımıyla hizmet sağlayıcıların, İYS’ye kaydolması gerekecektir.  

İYS Nedir?

İYS, ticari elektronik iletilere ilişkin onay, ret ve şikâyet süreçlerinin yönetileceği bir ulusal ortak veri tabanı sistemidir. Getirilen bu yeni düzenlemenin temel amacının, alıcıların tercihlerini tek noktadan yönetebilmesi ve fiiliyatta görülen ihlallerin azaltılması olduğu görülmektedir.

Ticaret Bakanlığı İleti Yönetim Sistemi'nin kurulması için Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ni (TOBB) görevlendirilmiş ve TOBB gerekli çalışmaları tamamlayarak teknik altyapısını sağladığı İYS’yi kurmuştur.

İYS’yi Kimler Kullanacak?

Tanıtım ve pazarlama gibi amaçlarla ticari elektronik ileti gönderimleri yapan tüm gerçek ve tüzel kişi hizmet sağlayıcılar İYS’ye kaydolmak zorundadır. Hizmet sağlayıcılar İYS üzerinden ticari elektronik iletilere ilişkin onay ve ret süreçlerini yönetebilecektir.

Ticari elektronik iletilerin gönderildiği taraf olan alıcılar ise isterlerse İYS’ye erişerek ticari elektronik ileti almak için verdikleri onayları görüntüleyebilecek, onayları kaldırabilecekler ya da kendilerinden onay alınmadan yapılan gönderimleri şikâyet edebileceklerdir. Bunun yanı sıra alıcılar, ticari elektronik iletilere ilişkin tercihlerini hizmet sağlayıcılara İYS dışındaki kanallardan iletmeye de devam edebilecektir.

Yönetmelik’e uygun olmadan yapılan ticari elektronik ileti gönderimlerine ilişkin şikayetler İYS üzerinden de yapılabileceği için şikayetleri sonuçlandırmaya yetkili olan Ticaret İl Müdürlükleri İYS üzerinden şikayetleri ve şikayetlerin durumunu görüntüleyebilecektir.

İYS’ye Geçiş Süreci Nasıl Olacak?

Hizmet sağlayıcılar halihazırda Yönetmelik’e uygun olarak aldıkları ticari elektronik ileti onaylarını en geç 1 Haziran 2020 tarihine kadar İYS’ye aktaracaktır. Bu süre sonunda İYS, iletişim bilgileri yüklenen alıcılara, onaylarının sistemde aktif olduğuna ve reddetme imkanlarını 1 Eylül 2020 tarihine kadar İYS üzerinden kullanabileceklerine dair bilgi iletecektir. Bu tarihe kadar reddetme imkanı kullanmayan alıcıların iletişim adresleri ise onaylı kabul edilecek ve bu kişilere ticari elektronik ileti gönderimi yapılabilecektir.

Hizmet Sağlayıcıların Yükümlülükleri Neler?

Hizmet sağlayıcılar 1 Eylül 2020 tarihinden sonra, ticari elektronik ileti göndermeden önce İYS üzerinden onay kontrolü yapacak ve ileti göndermek istediği alıcı İYS’de onaylı gözükmüyorsa gönderim yapamayacaktır. Ticari elektronik ileti gönderimlerinin bu kapsamda hizmet alınan bir aracı hizmet sağlayıcı vasıtasıyla yapılması halinde aracı hizmet sağlayıcı da bu kontrol yükümlülüğüne tabi olacak ve İYS’de onaylı olmayanlara gönderim yapmayacaktır. E-posta ile gönderilen iletiler bakımından aracı hizmet sağlayıcıların bu şekilde bir kontrol yükümlülüğü bulunamamaktadır.

Ticari elektronik iletilere ilişkin tüm sürecin İYS üzerinden yürütülmesi hedeflendiği için hizmet sağlayıcılar İYS dışında aldıkları tüm onay ve ret bildirimlerini de üç iş günü içinde İYS’ye aktarmakla yükümlü tutulmuştur. Yönetmelik’e uygun olarak alınmış olsa bile üç iş günü içinde İYS’ye kaydedilmeyen onaylar geçersiz sayılacaktır.  

Önceden Onay Alma Yükümlülüğü Bulunmayan İletiler İçin İYS Nasıl Kullanılacak?

Tacir ve esnaflara gönderilecek ticari elektronik iletiler için önceden onay alınmış olması aranmadığından İYS üzerinden onay kontrolü yükümlülüğü de söz konusu olmayacaktır. Ancak 1 Eylül 2020 tarihinden sonra tacir ve esnaflara ticari elektronik ileti gönderilmeden önce İYS üzerinden alıcının ret hakkının kullanıp kullanmadığı kontrol edilmelidir.

Yönetmelik’te onay olmadan gönderilebileceği belirtilen (i) temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik ticari elektronik iletiler, (ii) devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletiler ve (iii) sermaye piyasasına ilişkin mevzuat uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen ticari elektronik iletilerin gönderimi öncesinde İYS üzerinden onay kontrolüne gerek olmayacaktır. Ancak hizmet sağlayıcıların, bu istisnalara dayanarak ileti gönderirken, aracı hizmet sağlayıcısına hangi istisnaya dayandığına dair bir beyanda bulunması gerekmektedir.

Hizmet Sağlayıcıların Yönetmelik’teki Diğer Yükümlülükleri Değişti mi?

Yönetmelik’te yapılan değişiklikler temel olarak İYS’nin hayata geçirilmesi ve kullanılmasına ilişkin ek kurallara ilişkindir. Ticari elektronik ileti gönderimi için onay alınmasına ilişkin mevcut kurallar, gönderilen ticari elektronik iletilerin içerikleri gibi kurallarda esaslı bir değişikliğe gidilmemiştir. Yönetmelik’te İYS’nin kullanımı dışında yapılan ve hizmet sağlayıcıların uygulamalarını olumlu etkileyebilecek değişikliklerden biri tanıtım ve pazarlama amaçlı yapılan sesli aramalarda tacirler için ticaret unvanına, esnaflar için ad ve soyada yer verilmesi gerektiğinin, bunlara ek olarak marka veya işletme adı gibi kendisini tanıtan diğer bilgilere de yer verebileceğinin belirtilmesi olmuştur. Böylece sesli aramalarda MERSİS numarası belirtme zorunluluğu ortadan kalkmıştır.

Yönetmelik değişikliği ile birlikte ticari elektronik iletilere ilişkin onay kayıtlarının onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten ve ileti gönderimlerine dair diğer kayıtların ise kayıt tarihinden itibaren saklanması gereken bir yıllık süre üç yıla çıkarılmıştır.

Yönetmelik Değişikliklerine Uyum Sağlamak ve İYS’yi Kullanmak İçin Hangi Aksiyonlar Alınmalı?

iys.org.tr üzerinde Ocak ayı itibariyle hizmet sağlayıcılar için İYS kayıt başvurularının başlayacağı, Mart ayında ise İYS’nin onaylı veri tabanı aktarımı için kullanıma açılacağı duyurulmuştur. Hizmet sağlayıcıların onaylı veri tabanlarını İYS’ye aktarmak için 1 Haziran 2020 tarihine kadar vakitleri olduğu düşünüldüğünde başvuruların açılması ve İYS’ye veri aktarımı için öngörülen yöntem ve formatların açıklanmasını takiben gerekli çalışmaların yapılarak kayıt ve aktarım sürecinin belirlenen sürede tamamlanması önem arz edecektir. Hizmet sağlayıcıların veri tabanı yönetimi için kullandıkları mevcut sistemleriyle İYS’nin entegre edilmesi için İYS üzerinden sağlanacağı belirtilen katma değerli ek hizmetlerden de yararlanılabilecektir.

Mevcut veri tabanları İYS’ye aktarılmadan önce, onaylı olarak aktarılacak verilerin mevzuata uyumlu olduğunun tespit edilmesi, bu kapsamda mevzuata uygun şekilde temin edildiği kanıtlanabilir olan onayların İYS’ye aktarılması uyum adımlarından ilki olarak değerlendirilebilir. İYS tarafından veri aktarımlarına ilişkin format, izlenecek adımlar vb. konulardaki kriterlerin açıklanmasını takiben hizmet sağlayıcılar onaylı veri tabanlarını bu formata uygun olarak hazırlamalı ve İYS’ye aktarıma uygun hale getirmelidir. İYS’nin operasyonel süreçlerinin netleşmesi ve İYS’nin aktif olarak kullanılmaya başlamasıyla birlikte İYS dışında takip edilecek onay/ret süreçlerinin de İYS süreçlerine uygun şekilde tasarlanması ve/veya revize edilmesi önemli olacaktır.   

VERBİS KAYIT SÜRELERİNİN UZATILMASI

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, İYS’nin hayatımıza girmesinden uzun süreler önce gündemde olan Veri Sorumluları Sicil Sistemi’ne (“VERBİS”) kayıt yükümlülüğü sürelerinin 6 ay uzatılmasına karar vermiştir. Söz konusu karar Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmi internet sitesinde 27 Aralık 2019 tarihinde yayımlanmıştır. VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları için belirlenen yeni son tarihler aşağıdaki gibidir:

Bu kararında Kişisel Verileri Koruma Kurulu, uygulamada gördüğü bazı hususlara dair hatırlatmalar yapmış olup özellikle;

• Veri sorumlularının VERBİS’e kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getirirken öncelikle kişisel veri işlenmekte olan tüm süreçleri içerecek şekilde kişisel veri işleme envanteri hazırlaması ve VERBİS’e bildirim yapılırken gelişigüzel değil mutlaka söz konusu envanter baz alınarak giriş yapılması gerektiği,
• VERBİS’te kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içerisinde VERBİS üzerinden bildirilmesi gerektiği ve
• Gerçekleştirilen bildirimlerde bildirimde kişisel veriler ile işleme amaçları, alıcı/alıcı grupları, veri konusu kişi grupları, alınan teknik ve idari tedbirler, yeterli önlemler, yurtdışına veri aktarımı ve saklama süreleri konusunda yanlışlıklar ve aykırılıklar gözlemlendiği bu hususlara dikkat edilmesi gerektiği

hususlarına vurgu yapmıştır.